Information om Entomologiska Föreningen Östergötlands behandling av personuppgifter
I och med den nya Dataskyddsförordningen som blivit svensk lag 25 maj 2018, informerar vi härmed om de personuppgiftsbehandlingar som vi i föreningen gör. Föreningen är personuppgiftsansvarig och styrelsen ansvarar för att föreningen följer lagen.
Vilka uppgifter behandlar vi?
För att kunna administrera våra medlemmar registrerar vi följande uppgifter:
Eventuell roll i föreningen, namn, adress, e-post, telefonnummer. Betalningsinformation registreras för att vi ska kunna hålla reda på medlemsavgifterna. I förekommande fall lagrar vi s.k. ostrukturerade personuppgifter i form av bilder.
Säkerhet
Vi lagrar uppgifterna i Googles tjänster Google Drive och i egna datorer. Lagringen är behörighetsstyrd så att endast styrelsens funktionärer eller i vissa fall projektgruppansvariga har åtkomst till den. Uppgifter på papper lagras i första hand hemma hos ordförande och kassör.
Hur använder vi uppgifterna?
Först och främst behöver vi dina uppgifter för att administrera ditt medlemskap. Det kan handla om att kommunicera i medlemsfrågor, skicka post (fysisk och digitalt) och debitera dig medlemsavgiften. Bilder kan användas på hemsida, Facebook och medlemsblad. Innan vi använder media där du finns med ber vi dig om skriftligt samtycke på papper eller via e-post. Vi använder kontaktuppgifter till leverantörer och myndigheter för att kommunicera med dessa. Vi är remissinstans i naturvårdsfrågor för resp. Länsstyrelse.
Hur länge sparar vi uppgifterna?
Vi sparar uppgifterna så länge du är medlem hos oss, sedan raderar vi dem. Om vi har kvarstående fordringar så raderas inte uppgifterna. Personuppgifter kopplade till avtal hanteras enligt relevant lagstiftning.
Lämnar vi information till andra?
När man blir medlem i vår förening blir man det också i vårt förbund Sveriges Entomologiska Förening. En gång per år lämnar vi en medlemslista innehållande namn, adress, e-postadress och kön till SEF.
Vilken rättslig grund har vi för att behandla personuppgifterna?
Vi behandlar i första hand uppgifterna enligt Dataskyddsförordningen, artikel 6.1 ”berättigat intresse”. I förekommande fall gör vi det även för att vi har avtal. Vi kan också be om ditt medgivande innan vi publicerar bild, ljud- eller filminspelningar.
Vilka rättigheter har man som medlem?
Som medlem har du rätt att få se vilka uppgifter vi har om dig och att rätta felaktiga uppgifter. Man kan också begära att informationen blir raderad men då kan du inte fortsätta vara medlem i föreningen. Du har dock rätt att slippa information via e-post eller annan kanal.
Hur kontaktar man ansvariga för begäran eller med frågor?
Kontakta ordförande eller kassör, se baksidan av medlemsbladet för kontakt.
Om du vill lämna klagomål på föreningens behandling av personuppgifter så kontaktar du Datainspektionen.
Utförlig information om Dataskyddsförordningen hittar du hos Datainspektionen
https://www.datainspektionen.se/lagar--regler/dataskyddsforordningen/